Banyak perusahaan saat ini mulai menggunakan teknologi sebagai sarana untuk mengatur dan mengelola sumber daya manusia. Selain itu teknologi tersebut juga digunakan untuk membuat laporan secara real time, sehingga dari segi internal sistem di dalam perusahaan akan lebih terotomatisasi.
Teknologi yang digunakan adalah aplikasi HR dimana fungsinya mampu membantu pekerjaan para praktisi HRD, manajer HR, sekaligus pemilik perusahaan untuk memonitor kinerja dan aktivitas karyawan.
Demi dapat memaksimalkan kinerja karyawan terutama di tengah kondisi pandemi covid-19 sekarang ini, teknologi aplikasi Human Resource Information System (HRIS) dapat diandalkan untuk kelancaran bisnis. Maka dari itu, dalam memilih aplikasi untuk HR terbaik tidak boleh asal.
Tips Memilih Teknologi Aplikasi HRIS Untuk Kegiatan Bisnis
Berikut ini ada beberapa tips bagi Anda para manajer atau pemilik usaha yang ingin menggunakan teknologi aplikasi HRIS untuk kegiatan bisnis dan juga untuk administrasi HRD.
1. Menyediakan Trial atau Uji Coba Gratis
Ketika Anda sudah menentukan satu aplikasi yang ingin dipilih untuk digunakan dalam perusahaan Anda, coba cari tahu apakah tersedia uji coba sistem gratis.
Tujuannya adalah agar Anda bisa lebih mengenali dulu apakah aplikasi tersebut mudah digunakan dan terintegrasi dengan sistem HR yang ada saat ini.
2. Keamanan Data
Keamanan data harus jadi prioritas utama dalam memilih aplikasi HRIS. Pasalnya, semakin berkembangnya teknologi internet, cybercrime ikut meningkat.
Data merupakan aset perusahaan yang tidak boleh diabaikan, sehingga butuh penyimpanan yang benar-benar aman dari serangan peretas dan juga virus. Oleh karena itu Anda harus dapat menjamin keamanan data internal perusahaan setelah menggunakan aplikasi HR yang terpilih.
3. Sesuaikan dengan Kebutuhan
Pastikan aplikasi HRIS yang dipilih sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Di dalam aplikasinya sendiri terdapat beragam fitur yang dapat membantu pekerjaan HRD. Ada baiknya Anda memilih fitur-fitur utama yang mampu memberikan efisiensi waktu bekerja tim HR.
4. Pemakaian yang Mudah dan Interface Bersahabat
Ada banyak penyedia software HR yang dapat mewujudkan tujuan Anda. Namun, tidak semua karyawan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang cukup dalam mengoperasikan aplikasi tersebut. Maka dari itu, pastikan program atau aplikasi yang dipilih memiliki interface bersahabat dan mudah digunakan.
5. Pertimbangkan Fleksibiltasnya
Setiap perusahaan membutuhkan fitur HR yang berbeda berdasarkan jumlah karyawan serta sistem kerjanya. Tidak ada salahnya mempertimbangkan hal-hal yang terkait fleksibilitas sebelum memutuskan untuk menggunakannya.
Pilih aplikasi untuk HR yang dapat memenuhi keperluan kostumisasi perusahaan di berbagai bidang.
Bagaimana Akurasi Sistemnya?
Meskipun sudah didukung teknologi canggih, yang namanya komputerisasi tetap saja bisa salah sewaktu-waktu. Itulah kenapa dalam pemilihan aplikasi untuk HR, Anda harus mempertimbangkan akurasi sistemnya.
Anda bisa cek satu per satu fitur-fitur di dalamnya, apakah ada kesalahan atau error yang sering terjadi. Untuk memastikannya, Anda bisa meminta untuk masa trial sebelum benar-benar diterapkan.
1. Pastikan Fiturnya Lengkap
Bagus atau tidaknya sebuah aplikasi HRIS dilihat dari fitur yang dimilikinya. Pastikan didalamnya tersedia fitur lengkap yang dapat membantu perusahaan Anda dalam hal absensi, penggajian, database, pembagian waktu dan tugas kerja, slip gaji, hingga pengajuan cuti.
Apabila dalam aplikasi tersebut minimal memiliki fitur yang disebutkan, maka itu akan sangat membantu bisnis Anda.
2. Membantu Dalam Hal Administrasi
Maksudnya adalah aplikasi HRIS yang Anda pilih dapat membantu mengurus soal pajak dan asuransi dengan lebih cepat dan tepat waktu. Sebab, baik pajak maupun asuransi BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan harus dihitung dengan tepat, sehingga sangat perlu yang namanya penghitungan otomatis.
3. Dapat Menjangkau Lebih Luas
Bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah banyak, akan sulit jika harus memantau keberadaan karyawannya. Apalagi saat ini perusahaan harus menerapkan sistem work from home bagi beberapa karyawannya demi mencegah penularan covid-19.
Untuk itulah, data absensi karyawan harus benar-benar terkelola dengan baik dengan bantuan software HR. Dengan begitu, perusahaan dapat membuat laporan lokasi absensi yang lebih fleksibel dan mampu menjangkau dimanapun karyawannya berada.
Adanya fitur penanda lokasi yang memanfaatkan teknologi GPS akan mempermudah karyawan melakukan absensi, dan juga karyawan yang sering melakukan perjalanan dinas.
4. Layanan Konsumennya Responsif
Selain yang disebutkan di atas, ada satu hal yang tidak kalah penting yakni layanan konsumennya. Pastikan penyedia layanannya memiliki layanan konsumen yang responsif dan mudah dihubungi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Tips-tips di atas diharapkan bisa menjawab kebutuhan perusahaan Anda yang ingin beralih menggunakan teknologi aplikasi HRIS untuk menyelesaikan permasalahan HR.
Apabila Anda bertanya HRIS software Indonesia terbaik, akan sangat tepat bila Anda memilih aplikasi LinovHR. Sebagai salah satu aplikasi HRIS terbaik, LinovHR memiliki fitur dapat diakses kapan saja dan dimana saja melalui perangkat apapun.