Setiap hari, ada banyak transaksi yang terjadi di perusahaan. Tak terkecuali transaksi penjualan dengan konsumen yang membeli produk perusahaan. Ketika bertransaksi, perusahaan akan menggunakan faktur penjualan.
Seluruh transaksi tersebut tentu perlu dikelola dengan baik agar perusahaan mengetahui keuntungan yang didapatkan. Namun, bagaimana caranya mengelola segudang faktur penjualan?
Banyak perusahaan menggunakan software untuk mengelola faktur penjualan. Mengapa perlu menggunakan software? Ada beberapa alasan yang perlu diketahui, simak ulasannya di bawah ini.
Apa Itu Faktur Penjualan
Sebelum melangkah ke alasan pentingnya penggunaan software untuk mengelola faktur penjualan, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu apa itu faktur penjualan.
Faktur penjualan atau sales invoice adalah bukti transaksi yang dikeluarkan penjual kepada pembeli. Bukti ini menyatakan barang yang dibeli, kuantitasnya, tanggal transaksi, harga barang, serta cara pembayarannya. Jika ada potongan harga, informasi tersebut juga perlu dicantumkan dalam faktur.
Faktur penjualan kemudian akan dikirimkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dibeli. Apabila pembeli ingin mengajukan komplain terhadap penjual atau perusahaan, maka faktur penjualan bisa digunakan sebagai bukti pembelian yang sah.
Belakangan ini seiring dengan perkembangan teknologi, faktur penjualan tak lagi dibuat dalam bentuk kertas fisik. Kini, sudah banyak penjual yang menggunakan faktur penjualan digital.
Alasan Pentingnya Pengelolaan Faktur Penjualan dengan Software
Transaksi penjualan yang berlangsung di perusahaan tentu sangat banyak. Hal tersebut membuat pengelolaannya pun menjadi lebih rumit.
Oleh karena itu, perusahaan menggunakan software faktur penjualan untuk mengelolanya. Berikut ini adalah alasan mengapa software ini begitu penting digunakan dalam mengelola faktur penjualan:
1. Menyimpan Data Penjualan dengan Baik
Jika perusahaan Anda menjual barang fisik, maka penting sekali untuk memantau ketersediaan barang tersebut di gudang. Caranya adalah dengan memantau transaksi penjualan untuk melihat jumlah barang yang terjual.
2. Menjaga Akurasi Akuntansi Perusahaan
Transaksi penjualan merupakan bagian dari akuntansi perusahaan. Dengan adanya faktur penjualan, perusahaan bisa mencatat transaksi yang masuk dengan akurat. Kesalahan pembayaran dari konsumen pun bisa dideteksi lebih cepat.
Namun, mengingat banyaknya faktur penjualan yang ada, perusahaan perlu menggunakan software invoicing atau software faktur penjualan. Software ini bisa menyimpan transaksi penjualan, termasuk dokumen fakturnya.
3. Mengurangi Risiko Pembayaran Terlambat
Membuat faktur penjualan secara manual membutuhkan waktu yang lama. Alhasil, penjual pun bisa memperoleh keterlambatan pembayaran. Hal ini tentu tidak baik, apalagi jika penjual membutuhkan uang hasil penjualan untuk memutar bisnis sesegera mungkin.
Keterlambatan tersebut bisa diminimalisir jika menggunakan software faktur penjualan. Dengan software, faktur bisa dibuat dan diserahkan ke pembeli dengan cepat.
4. Mengintegrasikan Faktur Penjualan dengan Sistem Lain
Penjualan dalam bisnis bukanlah aspek yang berdiri sendiri. Aspek ini juga terhubung dengan aspek lainnya seperti akuntansi dan manajemen gudang.
Melalui software, integrasi di antara aspek dalam bisnis bisa dilakukan dengan mudah. Sebab, pada umumnya software yang disediakan bisa mengakomodir aspek bisnis secara keseluruhan.
5. Membuat Analisis Bisnis dengan Mudah
Penjualan membutuhkan strategi bisnis tertentu agar semakin efektif. Strategi tersebut bisa diciptakan berdasarkan faktur penjualan.
Oleh sebab itulah, faktur penjualan harus disimpan dengan baik. Penyimpanan faktur penjualan dengan software akan membuat perusahaan mudah memprediksi cash flow dan menentukan budget produksi barang.
Kini, perusahaan tak perlu pusing dalam mengelola faktur penjualan. Sebab, sudah ada software CRM dan akuntansi RedERP yang memiliki fitur khusus untuk mengelola faktur penjualan atau sales invoice.
Dengan aplikasi ini, perusahaan bisa memantau transaksi penjualan, menyimpan informasi pelanggan, dan menyimpan faktur penjualan secara digital. Jika Anda penasaran dengan fitur lengkap RedERP, kunjungi situs resminya sekarang juga!