Cara Membuat Mail Merge di Word

  • 3 min read
  • Dec 21, 2020

Microsoft Word hadir sebagai aplikasi perkantoran dengan berbagai macam fitur. Salah satu fitur yang suatu saat mungkin akan Anda butuhkan adalah mail merge.

Kegunaan fitur ini sebenarnya banyak sekali. Tapi yang paling sering kita temukan adalah penggunaan mail merge untuk membuat label undangan.

Nah, kali ini baguspedia akan mengulas tentang cara membuat mail merge di Word. Langkah-langkah membuat mail merge ini bisa Anda terapkan pada Word 2007 hingga Word 2016.

Apa Itu Mail Merge?

Secara sederhana, mail merge adalah tools atau fitur yang berguna untuk membuat beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan data yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet.

Contohnya dalam pembuatan surat undangan, data yang diperlukan diantaranya yaitu nama dan alamat penerima surat.

Nah, data nama dan alamat tersebut disimpan dalam sebuah data source dalam hal ini yang sering digunakan adalah Microsoft Excel.

Nantinya setelah proses pembuatan mail merge sudah dilakukan, maka Anda bisa mencetak surat undangan tanpa harus menuliskan nama dan alamat penerima surat secara manual.

Cara Membuat Mail Merge di Word Dengan Data di Excel

Yang Perlu Anda Siapkan

Dalam proses pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang perlu Anda siapkan.

Yang pertama adalah dokumen template yang dibuat menggunakan Microsoft Word.

Lalu yang kedua adalah file data source yang dibuat menggunakan Microsoft excel.

Berikut cara membuat kedua dokumen tersebut untuk keperluan pembuatan surat undangan.

Membuat Dokumen Template

  1. Jalankan software Microsoft Word di komputer Anda.
  2. Buat dokumen baru dan isi dengan teks nama dan alamat seperti gambar di bawah ini.

    Cara Membuat Mail Merge Di Word 2007



    Template di atas hanya contoh. Untuk praktiknya dalam membuat surat undangan, Anda bisa menggunakan template surat undangan yang sudah dibuat sebelumnya.
  3. Simpan dokumen tersebut. Selesai.

Membuat File Sumber Data di Excel

  1. Jalankan software Microsoft excel.
  2. Isi dengan data seperti gambar di bawah ini.

    Cara Membuat Mail Merge Di Word 2010


    Bisa dilihat bahwa data yang kita masukkan ke Excel sebagai sumber data harus sama dengan data di dokumen template.
    Dalam hal ini karena yang kita butuhkan adalah data nama dan alamat, maka di file data source kita isi data nama dan alamatnya.
  3. Agar lebih mudah saat proses pemanggilan data source, silahkan ubah nama sheet yang berisi data dengan nama baru, misalnya “DATA”.

    Cara Membuat Mail Merge Di Word 2013
  4. Simpan file data source tersebut. Selesai.

Langkah-langkah Membuat Mail Merge

Selanjutnya setelah kedua dokumen selesai dibuat, maka sekarang kita bisa mulai membuat mail merge.

Berikut langkah-langkah cara membuat mail merge di Word:

  1. Buka lagi file template mail merge yang sudah kita buat tadi.
  2. Selanjutnya klik pada menu mailings.
  3. Lalu klik pada sub menu select recipients dan pilih opsi use exiting list.

    Cara Membuat Mail Merge Di Word 2016
  4. Berikutnya akan terbuka jendela select data source. Silahkan cari dan buka file data source atau file Excel yang sudah kita buat sebelumnya.

    Cara Membuat Mail Merge Di Word 2019
  5. Setelah itu akan tampil jendela select table. Di sini akan muncul sheet yang ada di dalam file Excel. Ingat, pastikan memilih sheet yang kita jadikan tempat menyimpan data nama dan alamat.

    Cara Membuat Mail Merge Di Word Data Di Excel

    Dalam contoh ini, kami sudah menamai sheet dengan nama DATA. Maka, yang kami pilih dalam jendela select table adalah DATA$. Kemudian klik OK.
  6. Setelah itu perhatikan pada bagian write & insert fields di menu mailings. Di sana ada beberapa sub menu salah satunya insert merge field. Nah, sekarang tempatkan kursor di depan teks “Nama:”.

    Contoh Mail Merge
  7. Selanjutnya klik insert merge field dan pilih NAMA. Maka, di halaman template akan muncul seperti gambar di bawah ini.

    Langkah Langkah Membuat Mail Merge
  8. Kemudian letakkan kursor di depan teks “Alamat:” dan klik insert merge field lalu pilih ALAMAT. Maka, Anda akan mendapatkan tampilan yang sama dengan langkah ketujuh di atas.
  9. Sampai di sini proses pembuatan mail merge sudah selesai. Kalau ingin melihat hasilnya, Anda bisa klik pada menu preview results. Kurang lebih hasilnya seperti gambar di bawah ini.

    Cara Membuat Mail Merge Di Word Dan Excel
  10. Untuk melihat data berikutnya, silahkan klik pada menu next di sebelah menu preview results.

Baca juga: Cara membuat watermark di Word.

Untuk mencetak isi dokumen mail merge, Anda tinggal klik pada menu finish & merge.

Nantinya, akan muncul sub menu edit individual documents dan sub menu print documents.

Mencetak Mail Merge

Edit individual documents dipilih jika Anda ingin mengedit dokumen secara manual sebelum di-print.

Sementara kalau tidak ada lagi yang harus diedit dan dokumen sudah siap cetak, silahkan pilih print documents.

Oh iya, di sini kami menggunakan Word 2007. Tapi seperti biasa, cara ini bisa Anda terapkan pada microsoft Word versi lain misalnya Word 2010, 2013, 2016, dan Word 2019.

Penutup

Yup, itulah cara membuat mail merge di Word dengan sumber data atau data source dari Excel.

Sekarang kalau misalnya ingin membuat surat undangan yang daftar undangannya banyak, Anda bisa gunakan fitur mail merge ini untuk mempercepat proses.

Baca juga: Cara mengunci file Word.

Akhir kata semoga ada manfaatnya, dan kalau ada pertanyaan silahkan ditulis saja di kolom komentar, ya.

Artikel Lainnya :

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *