Cara Membuat Kop Surat di Word

Kop surat adalah salah satu elemen penting dalam sebuah surat resmi. Adanya kop surat ini, memudahkan penerima dalam mengidentifikasi siapa atau dari mana surat berasal.

Membuat kop surat pastinya hal yang mudah bagi Anda yang sudah lama berkecimpung di dalam dunia administrasi perkantoran. Namun, kondisinya akan berbeda bagi orang-orang baru yang belum pernah bersentuhan dengan dunia tersebut.

Nah, karenanya, kami rasa perlu untuk menyajikan panduan khusus tentang cara membuat kop surat di Word. Semoga setelah membaca artikel ini, Anda bisa membuat kop surat sesuai dengan aturan yang berlaku.

Cara Membuat Kop Surat di Word Dengan Logo

Sebelumnya, perlu diketahui bahwa kami menggunakan Microsoft Word versi 2007. Namun, panduan ini masih bisa dipraktikkan pada Microsoft Word versi 2010, 2013, 2016, bahkan pada Word versi 2019.

Untuk membuat kop surat di Ms. Word, bisa dilakukan dengan cara manual maupun otomatis. Tapi yang paling penting, Anda perlu mengetahui dulu apa saja yang biasanya dimuat di dalam kop surat resmi.

Berikut beberapa hal yang biasanya menjadi isi dari sebuah kop surat:

1. Logo lembaga, perusahaan atau instansi.
2. Nama lembaga, perusahaan, atau nama instansi.
3. Alamat.
4. Kode Pos.
5. Nomor Telepon.
6. Email.
7. Website.

Poin 1 sampai 4 wajib ada di dalam kop surat. Sementara untuk poin 5 sampai 7, bisa dikosongkan jika lembaga atau instansi Anda belum punya.

Membuat Kop Surat di Word Secara Manual

Nah, selanjutnya kita masuk ke tutorial cara membuat kop surat di Word secara manual.

Opsi ini paling direkomendasikan karena kita bisa leluasa mendesain kop surat sesuai keinginan.

Berikut langkah-langkah membuat kop surat di Microsoft Word secara manual:

1. Aktifkan View Print Layout

Ini khusus bagi Anda yang menggunakan Ms. Word versi 2010 ke atas. Sementara bagi pengguna Word 2007, mode tampilan print layout ini sudah aktif secara default.

Cara mengaktifkan mode print layout ini mudah sekali. Di ribbon menu Microsoft Word, silahkan klik menu view, kemudian pilih sub menu print layout yang ada di dalam grup menu views.

2. Insert Header

Selanjutnya silahkan klik menu insert kemudian pilih header untuk mengaktifkan header halaman.

Ada beberapa pilihan bentuk header yang bisa Anda pilih. Tapi karena kita akan membuat kop surat secara manual, pilih saja blank header.

3. Centang Different Firts Page

Ini tujuannya agar kop surat hanya tampil di halaman pertama di dalam dokumen.

Caranya, silahkan klik atau beri tanda centang pada kotak different first page.

Opsi ini berada di bagian options di dalam menu desain header & footer tools.

4. Masukkan Elemen Kop Surat

Berikutnya tinggal memasukkan semua elemen yang dibutuhkan dalam kop surat seperti logo, nama, alamat, nomor telepon, hingga alamat website perusahaan, lembaga atau instansi.

Untuk elemen selain logo bisa diketik seperti biasa. Sedangkan untuk logo, cara memasukkannya yaitu klik menu insert kemudian pilih picture, lalu cari logo yang sudah Anda siapkan.

Selanjutnya, atur posisi logo dan elemen lainnya seperti gambar di bawah ini.

Jika Anda kesulitan mengetur posisi logo, itu kemungkinan karena mode wrap text-nya masih in line.

Karena itu, silahkan ubah menjadi in front of text dengan cara klik pada logo kemudian klik wrap text lalu pilih in front of text.

5. Buat Garis Pembatas Kop Surat

Terakhir, saatnya membuat garis pembatas antara kop surat dengan isi surat.

Caranya, silahkan tempatkan kursor pada kata terakhir di dalam elemen kop surat, lalu tekan ENTER.

Kemudian, block ruang kosong hasil ENTER tadi, lalu klik menu home, selanjutnya pilih menu border di bagian grup menu paragraph, kemudian pilih border & shading.

Setelah itu, pada jendela border & shading, silahkan ikuti pengaturan sesuai gambar di bawah ini.

Maka, hasil akhir dari proses membuat kop surat di Word secara manual di atas kurang lebih seperti gambar berikut ini. Selesai.

Baca juga: Cara membuat bagan di Word.

Membuat Kop Surat di Word Secara Otomatis

Bagi Anda yang tidak mau repot membuat kop surat secara manual, Microsoft Word sudah menyediakan fitur untuk membuat kop surat secara otomatis.

Namun, cara ini membutuhkan koneksi internet karena kop surat harus diunduh terlebih dahulu sebelum bisa dipakai.

Kalau Anda tertarik dan ingin mencoba membuat kop surat otomatis, silahkan ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Buka software Microsoft Word.
2. Klik menu office button, kemudian pilih new.
3. Nah, pada jendel new document, di kolom search silahkan ketik “Letterhead” kemudian tekan ENTER.
   
   
   
4. Maka, proses pencarian template kop surat online akan berjalan beberapa saat. Setelah muncul daftar template yang tersedia, silahkan klik tombol download.
   
   
   
5. Setelah template terunduh, maka kop surat akan otomatis tampil di halaman Word. Tugas Anda selanjutnya hanya menyesuaikan setiap elemen dengan kebutuhan. Misalnya mengganti logo, nama, hingga alamat perusahaan atau lembaga. Selesai.

Cara di atas sudah kami praktikkan pada Microsoft Word 2007. Namun, hasilnya selalu gagal saat proses download template.

Hal ini mungkin disebabkan oleh koneksi internet kami yang kurang stabil. Atau, bisa juga karena ketiadaan template untuk Word versi 2007.

Nah, bagi Anda yang menggunakan Ms. Word versi lain, silahkan dicoba saja karena di beberapa referensi yang kami baca, cara ini berhasil.

Penutup

Yup, demikian artikel tentang cara membuat kop surat di Word dengan logo. Meski pada contoh di atas kami membuat kop suratnya di satu halaman Word, tapi cara ini bisa dipakai untuk kebutuhan membuat kop surat di amplop.

Baca juga: Cara membuat teks vertikal di Word.

Akhir kata semoga ada manfaatnya, dan kalau ada pertanyaan silahkan ditulis di kolom komentar, ya.